分譲マンションを購入すると、賃貸暮らしや戸建てにはない「管理組合」が存在します。マンション購入者、つまり区分所有者全員で構成される組織が「管理組合」です。マンションを所有している限りは、管理組合員として位置づけられることになります。これは区分所有法という法律で定められており、「私は管理組合に加入しない」という選択は出来ません。
そして年に1回「管理組合総会」が開催されることにもなっています。この総会は一体どんな目的で開かれ、どんなことが行われているのでしょうか。
マンション管理組合の役員とは
前出のとおり、分譲マンションでは区分所有法によって管理組合を結成することが義務付けられています。そして組合員の中から、役員を選出することになっています。役員には理事長・副理事長・理事・会計担当理事・監査などの役職があり、理事の中から各役員を決めていきます。
それぞれの管理組合によって、役員の選出方法は異なります。立候補や推薦、決められた順番での持ち回りなどで大体１～２年ごとに改選されます。
総会ではどんなことが行われるのか？
管理組合総会には区分所有者全員が出席し、収支予算や今後のマンション管理組合運営に関して重要な事項を決めていきます。マンションの資産価値を保つための維持・管理に関することや、日常生活を送る上でのルール決定が大きな柱となります。
そこで、まずは役員で組織する理事会でこれらの議題について話し合いを行います。日頃、区分所有者から上がっている問題や提案などを事前に整理し、「議案」を総会に提出します。
「通常総会」と「臨時総会」
総会には２種類あり、１年に１回必ず行われるのが「通常総会」です。ほとんどが会計年度が替わるタイミングで開催されます。
議題に挙げられるのは
- 理事会からの会計収支報告
- 来年度の予算案
- 理事会役員の選出
- 管理会社との契約更新
- 管理規約の見直しや審議、改定事項の承認など
となっています。
これらの議案のうち①～④についてはどのマンションでも一般的に扱う内容となります。これらの項目は「普通決議」と呼ばれ、総会出席議決権の過半数以上で可決されます。
一方、普通決議とは別に、何か重要な議案が持ち上がり総会決議が必要とされるときに開催されるのが「臨時総会」です。
例えば、収支状況が悪化した、緊急で管理規約を改定する必要が起きた、理事会役員の不正が発覚した、といった場合に行われます。
重要な議案は慎重に決議される
一般的な項目である「普通決議」と比べ、例えば管理規約の変更などはそう簡単に行えません。特に重要な議案は「特別決議」と呼ばれ次のようなものがあります。
- 敷地や共用部分の変更
- 管理規約の設定・変更
- 建物が大規模に消失した場合の復旧
- 建物の建て替え
管理規約はそのマンションで暮らす人にとってのいわばルールブックです。共用施設の使用に関すること、ペット飼育に関すること、駐車場などの使用契約など細かく定められています。実際に生活してみて使い勝手が悪い部分や、問題が起こったりした場合には、より良くなるよう改正することが可能です。
一方で、入居者全員の生活に関わってくる重要な事項でもあります。そのため、「特別決議」については組合員総数および議決権総数の４分の３以上（７５％）の賛成が必要となります。
さらに建物の建て替えに関する議案については、組合員総数および議決権総数の５分の４以上（８０％）の賛成が必要となります。重要案件については、より成立要件が厳しく設定されています。
よく話題になる「修繕積立金」の値上げについても、総会で決議にあげられます。あらかじめ長期修繕計画で数年に一度見直すことになっている場合にも、多数決がとられます。普通決議であれば過半数の賛成で可決されますが、管理規約や細則に項目がある場合には「規約の変更」に該当するので特別決議（４分の３以上）となります。
総会に出席できないときはどうする？
「特別決議」は重要な議案を扱うので、総会の場に出席している区分所有者のみを対象とせず、全区分所有者が対象となります。どうしても臨時総会に出席できない場合は、あらかじめ提示されている議案に対し委任状や議決権行使書を提出して意思を表明します。
「委任状」とは「自分は参加できないので、代理人に賛成か反対の投票を任せます」という書類です。代理人として指名できるのは「配偶者・一親等以内もしくは同居の親族・他の組合員」に限定されていることがほとんどです。一方で、代理人を誰にするかの部分が書かれていない、いわゆる「白紙委任状」も多く存在します。この場合は「議長へ委任した」と見なされます。
「議決権行使書」は組合員が議題一つ一つに賛成か反対かを投じることが出来る書類です。当日総会の場に行けなくても、自分自身の意思をきちんと伝えることが可能です。この場合、事前にきちんと議題の内容を理解しておくことが不可欠です。しっかりと説明を聞かないまま判断しなくてはならないので注意しましょう。
管理組合総会は、集合住宅であるマンション生活を円滑で快適なものにする場といえます。ぜひ積極的に参加することをおすすめします。
