前回「マンションの管理組合」の役割についてお話ししました。分譲マンションの管理の主役は、あくまで区分所有者全員という内容でした。では、毎日の管理を行う中で、実際に管理組合はどのように運営されていくのでしょうか。今回は、管理組合の運営を具体的にお話ししていきます。
管理組合は理事会役員を中心に運営される
まず、管理組合が結成されると「理事会役員」を選出します。理事会とは組合員全員の代表組織として位置づけられ、様々な問題を話し合いながら進めていきます。
ただし、実際の日常的な「マンション管理業務」は前回お話ししたように非常に多岐に渡っています。共用部分の清掃や、設備の保守点検、管理員の窓口業務などのほかにも、重要な会計処理や大規模修繕の計画実施など、専門的な知識や経験が必要となるものが多くあります。
ですから一般的には、管理組合はこれらの業務全般を「管理会社」へ委託しているのです。中には管理会社を利用せず、管理組合が管理員を直接雇用するようなケースもあって、必ずしも全てのマンションが管理会社へ業務委託しているわけではありません。
では、理事会役員にはどのような役職があるのでしょうか。
主な役員には次のものがあります。
①理事長・・・管理組合を代表し、業務を統括します
②副理事長・・・理事長の補佐や、理事長不在時の代行をします
③会計担当理事・・・管理費等の収納、保管、運用支出などの会計業務を行います
④監事・・・組合員の業務の執行や財産状況を監査し、結果を総会に報告します。不正があると認められる時には、臨時総会を召集します。
役員というと学校のPTA役員などと関連づけて「なんだか面倒くさそう・・・」と敬遠しがちです。ただし多くの管理組合では役員の任期は1年～２年となっており、①公募（期間を定めて立候補を募ります。）もしくは②輪番制やグループ表により選出（①で定員に満たなかった場合、全住戸を管理規約に規定する役員数に応じてグループ分けし、そのグループの中から選出されます）という方法で選出されます。つまり、何年に1回かは周期的に役割が回ってくることになります。
理事会の運営
こうして選出された理事会役員は、定期的に集会（理事会）を開くことになります。大抵は月1回程度の開催頻度のようです。
任期期間中は休日に理事会に出席し、マンション管理業務に携わらなくてはならないので、負担に感じる人も多いでしょう。しかし、実は理事会役員になることにもメリットはあります。
それは「自分のマンションの管理状態がよく分かること」です。毎月支払う管理費などがどのように使われているのか、管理会社はしっかりと仕事をしてしているのか、などを知ることが出来ます。何よりも、自分の資産であるマンションに問題が起きた場合には主体的に改善していくことが出来ます。
役員メンバーは定期的に顔を合わせることになるので、マンション内で知り合いが増えるのも長期的に見ればメリットと言えます。
管理に関する意思決定は「管理組合総会」で行う
では理事会役員ではない区分所有者は、マンション管理に関して全く蚊帳の外なのでしょうか？
答えはNOです。
管理組合の様々な議題は、管理会社が決めるものでもなく、理事会だけで決めるものでもなく、区分所有者全員が出席する「管理組合総会」において決議されます。
「総会」は基本的に年に1回開催されます。また、緊急の議題がある時には必要に応じて「臨時総会」が開催されます。
区分所有者全員に参加権利がありますが、参加者人数による多数決ではなく、管理規約で定められた議決権によって決議されるのが一般的です。
この議決権の基になるのは、重要事項説明書に記載されている「共有部分の持分割合」です。基本的にこの共有持分は専有面積割合によるものなので、面積が大きい住戸に住んでいる人ほど持分が大きくなっています。
先ほどの理事会は、総会で決められた業務を実際に行う役割を担うことになります。
具体的には、
①理事長の業務を協議・実施
②総会で承認された事業計画の具体的実施及び予算執行
③管理規約・使用細則で定められた管理組合の業務
④総会に提案する議案の作成
一部の管理組合員で組織された理事会は住民の代表組織であるように感じますが、実際の決議は全員が出席する総会で行われています。
管理会社に丸投げするのではなく、管理組合員である所有者が主体となって様々な問題を解決していくことが、マンションの資産価値を維持し、住み心地の良いコミュニティを形成する鍵となります。
